Relación entre hojas y libros.andy1811

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Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.

También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible, o bien porque se trabaja con esos libros (archivos en disco en definitiva) dentro del mismo ordenador aunque bajo diferentes carpetas (rutas de ubicación) o bien porque se dispone de un sistema de red local basado en servidor, dentro de cuyo disco -del servidor- se encuentran almacenados los distintos libros cuyas referencias a celdas se utilizan.

Relación entre hojas.

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.

Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.

Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Ejemplo: se han introducido los datos correspondientes al año 2007 en una hoja de cálculo y los del año 2008 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.

• Datos del año 2007:

• Datos del año 2008:

Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los años 2007 y 2008 los pasos a seguir son:

1. Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4.

2. Introducir el signo " =".
   
   
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2007 y situarse en la celda B4, esta quedará resaltada y su dirección se situará en la barra de fórmulas. Observar que delante de la dirección de la celda se presenta el nombre de la hoja -entre apóstrofos-,  seguido del signo !.

4. Introducir el signo "+", este aparece en la barra de fórmulas y la celda antes indicada deja de estar resaltada, quedando el operador "+" introducido en la fórmula.

5. Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2008 y situarse en la celda B4.

6. Pulsar la tecla Intro, para finalizar la fórmula. En la celda B4 de la hoja Totales se presentará la suma de los ingresos del primer trimestre de los años 2007 y 2008.
7. En este caso, se puede copiar la fórmula hacia abajo y hacia la derecha rellenándose automáticamente la tabla de la hoja Totales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las referencias relativas siguen funcionando con la misma filosofía de trabajo que cuando solo trabajábamos en una hoja.
   
   
8. Se remienda situar el cursor ahora en las distintas celdas para observar en la barra de fórmulas la fórmula que contienen.

MUY IMPORTANTE: Un error muy frecuente por parte de los usuarios cuando, como en este caso, desde una celda de una hoja y mediante una fórmula se desea referenciar celdas de otra hoja es que cuando se termina de señalar una referencia en otra hoja, para dar por concluida la fórmula se vuelve a hacer clic en la hoja inicial -desde la que se inició el proceso-. En este caso, la última referencia hecha en otra hoja, se convierte a referencia de la hoja inicial cambiando drásticamente el significado de la fórmula deseada.
Mucho cuidado con este caso. Si la fórmula concluye referenciando una celda de otra hoja, pulsar Enter para terminarla cuando nos encontramos situados en esa otra hoja. No volver a hacer clic en la hoja origen en la que se está escribiendo la fórmula. En ningún caso, regresar a la hoja inicial. Ojo por lo tanto al punto 6 de la anterior secuencia de pasos.

Por supuesto y como siempre, se puede realizar esta operación sin necesidad de indicar las celdas con el ratón, escribiendo la dirección completa de las mismas directamente sobre la barra de fórmulas o en la propia celda, aunque de esta manera, tecleando, corremos más riesgo de equivocarnos al introducir la dirección de la celda de manera errónea o bien escribiendo el nombre de la hoja mal...

Por otro lado, matizar que no es necesario, que en las diferentes hojas de trabajo se mantenga la misma estructura organizativa.

Referencias a celdas de otras hojas

Relación entre libros.

Si bien es una operación que por desconocimiento se suele desaconsejar, también es posible hacer referencia a celdas de otros libros ubicados en disco. En este caso habrá que anteponer a la dirección de la celda, además del nombre de la hoja, el nombre y ubicación completa mediante ruta, del libro (fichero .XLSX) que la contiene. El nombre del archivo, en este caso, irá entre corchetes.

Ejemplo: las hojas año 2007 y año 2008 del ejemplo anterior se sitúan y guardan en el libro Anuales.xlsx.
Si se quiere crear la hoja Totales en un nuevo libro, otro a parte, llamado en principio Libro2, los pasos a seguir son los siguientes:

1. Abrir ambos libros. Mediante la opción Cambiar ventanas de la ficha Vista, podremos ir de un libro a otro.

2. Visualizar los dos libros a la vez, para ello restauramos sus ventanas y modificaremos su tamaño. Este paso no es estrictamente necesario, aunque si recomendable, ya que facilita la visualización simultánea de los datos de ambos libros, y nos evita tener que ir pasando de un libro a otro a través del botón Cambiar ventanas  -lo cual no supone problema alguno-.
   
   
3. Situarse en la celda B4 de la hoja Hoja1 (en donde se quiere plasmar el total en este caso), del libro nuevo.
   
   
4. Introducir el signo "=", para comenzar a escribir la fórmula.

5. Situarse en la celda B4 de la hoja Año 2007 del libro Anuales.xlsx.

6. Introducir el signo +.
   
   
7. Situarse en la celda B4 de la hoja año 2008 del libro Anuales.xlsx.

8. Pulsar la tecla Intro.
   
   
9. Observar como en este caso la dirección de las celdas es absoluta por lo que no se podrá copiar la fórmula ni a la derecha ni hacia abajo (por poder sí, pero será copiada de forma absoluta como estamos comprobando), con lo cualesta forma de trabajar proporciona fórmulas no tan flexibles como si trabajamos en el mismo libro.  Veamos el posible error al copiar referencias absolutas:

El resultado es el mismo pues la fórmula copiada es la misma: Es absoluta.

MUY IMPORTANTE: Trabajar con libros vinculados aporta una potencia y diversificación enorme para planteamientos más amplios en los que pueden intervenir incluso diferentes usuarios. Pero hacer ese vínculo por este procedimiento deja fijadas las referencias de las celdas por lo que para poder vincular bloques de datos por este sistema, NO bastará enlazar una referencia y luego copiarla a las celdas adyacentes. Habría que enlazar "o llamar" a cada una de ellas, una a una. Lo acabamos de comprobar.

IMPORTANTE: Cuando se hace referencia a una celda de otro libro, la expresión es de la forma:, sin embargo, tras cerrar y abrir el archivo, la referencia al archivo se especifica mediante la ruta completa de ubicación en disco:

Esta ruta, trabajando en entornos de red, pasa a tener la forma siguiente para un libro situado en la carpeta ventas ubicada en C: del ordenador servidor denominado Servidor empresa:

'\\Servidor empresa\C:\VENTAS\[Anuales.xlsx]Año 2007'!$B$4